Kátia Medina

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Serviços

Serviços profissionais e Freelancers: Secretaria Virtual

Eventos: Organizador de Eventos

Advocacia, Consultoria e Assessoria: Assessoria em negócios

Empregos

EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

► Companhia Dorel Juvenile Brasil - Secretária Executiva da Presidência | CEO, 12/2022 a 02/2023 (temporário)

► Asserj – Associação Supermercados RJ - Secretária Executiva da Presidência | CEO, 02 a 07/2022 (temporário)

► Unique Life Brasil - Coordenadora Administrativa, 02/2020 a 02/2021.

► Fiocruz - Fundação Oswaldo Cruz - Secretária Executiva da Vice-Presidência, 02/2009 a 02/2019.

► Telefônica Brasil (Telesp) - Secretária da Diretoria de Marketing, 10/2005 a 04/2008.

► Cooperativa Central Leite Nilza - Secretária Executiva da Presidência | CEO, 01/2004 a 12/2004.

► Casa & Vídeo - Secretária Executiva da Presidência, 02/1999 a 05/2003.

Atividades Como Coordenadora Administrativa:

• Coordenação de toda a área administrativa do Escritório;

• Gestão de Recursos Humanos, incluindo recrutamento e seleção, supervisão da equipe de Colaboradores e controle dos benefícios;

• Gestão de eventos;

• Gestão de Compras, contratos de prestação de serviços e facilities;

• Gestão da área Financeira (controle financeiro usando software Quickbooks e pagamentos), fazendo interface com o escritório de contabilidade contratado, controle de Budget;

• Melhorias do ambiente e espaços de trabalho.

• Além de exercer função de Secretária Executiva dos 3 Sócios Diretores.

Atividades Como Secretária Executiva:

• Gestão de agenda de compromissos, pautada nas prioridades estratégicas (de um ou mais Gestores), inclusive usando diversos fuso horários;

• Gerenciamento de tempo do executivo, preservando o registro e fluxo das informações, facilitando a comunicação entre ele e demais membros da equipe;

• Gestão da estrutura de viagens (Reserva em hotéis, Passagens, Roteiros de viagens, inclusive c/ múltiplos itinerários, Relatórios de despesas e prestações de contas, Passaporte e Vistos, aluguel de veículos);

• Organização e supervisão de eventos em geral | Participação e assistência em reuniões e demais eventos;

• Administração de empregados pessoais do CEO (seleção, admissão, demissão, férias, 13º, contracheques, etc);

• Controle financeiro pessoal e da empresa (investimentos, cartões crédito, pagamentos de contas);

• Controle do plano de despesas, assim como do orçamento de centros de custos | controle de Budget;

• Coordenação de staff de apoio (Garçom, Copeira, Recepcionista, Motoboys, Motoristas, Boys);

• Implantação do escritório, contatação de serviços, compra dos móveis, decoração, acessório e equipamentos.

• Confecção/redação de documentos em geral: ofícios, memos convocatória, Atas e Pautas p/ reunião/AGE/AGO, etc;

• Elaboração e confecção de planilhas de controles, Relatórios e Apresentações;

• Levantamento de material sobre os temas das reuniões, preparando briefings, PowerPoints, etc;

• Requisições de ativos, material de consumo e controle de caixa pequeno (fundo fixo);

• Reestruturação, sistematização e padronização do arquivo físico e eletrônico;

• Controle, manutenção e sigilo dos documentos, correspondências e malotes;

• Gestão dos assuntos pessoais do Executivo e de seus familiares;

• Recepção de visitantes e atendimento ao cliente interno e externo e triagem de ligações telefônicas;

☆ Resultados Alcançados: Reestruturação dos arquivos físico e digital, Elaboração de procedimentos operacionais padrão (POP’s) facilitando e dando autonomia aos colaboradores na utilização de serviços e no manuseio de equipamentos de uso comum e cumprimento das normas da Empresa. Envolvimento dos Colaboradores nas campanhas corporativas e endomarketing em parceria com o RH. Implantação do café da manhã mensal para maior integração entre colaboradores das diferentes áreas do escritório, comemorando aniversariantes do mês. Espelhando programas já existentes na matriz também no escritório do RJ. Organização da agenda de contatos. Melhorias do ambiente de trabalho e qualidade de vida dos Colaboradores em parceria com o RH. Criei um Comitê de Secretárias p/ realização de visitas técnicas em hotéis e receber fornecedores firmando parcerias, conseguindo diminuir custos e ajustar o budget de eventos.

Estudos

Pós-Graduação em Gestão Ambiental e Sustentabilidade – em curso - conclusão em 02/2024 – Faculdade Única

Pós-Graduação em Gestão de Pessoas e Recursos Humanos – conclusão em 01/2022 – Faculdade Única

Técnico em Secretariado – conclusão em 11/2000 – Centro Educacional de Niterói (Registro SRTE: 63667/00-RJ)

Graduação em Arqueologia – conclusão em 08/1987 – UNESA - Universidade Estácio de Sá

FORMAÇÃO COMPLEMENTAR

▪︎Secretariado da Nova Era - Pepita Consultoria - fev2024

▪︎Comunicação Afetiva – Moacir Rauber - mar 2023

▪︎Método C-Level – Pepita Consultoria - dez 2022

▪︎Recrutamento, Seleção e Gestão de Desempenho – Faculdade Única (Grupo Prominas) - jan 2022

▪︎FISEC – Fórum de Inovação em Secretariado Executivo - participação nos anos 2018, 2019, 2021, 2022 e 2023

▪︎Os 4 C's do Secretariado Executivo – Pepita Consultoria - 2019

▪︎PNL – Programação Neurolinguística - 2019

▪︎Curso de Organização de Eventos - 2018

▪︎Redação Empresarial e Atualização Gramatical - 2018

▪︎Atualização para Secretárias - 2018

▪︎Gerenciamento de Tempo - 2018

▪︎Manual de Redação Oficial da Presidência da República - 2015 e 2018 (Ministério da Saúde, Brasília)